5 dicas imperdíveis para criar seu planejamento de vendas e operações!

Se você não tiver a disposição uma boa abordagem e uma estrutura correta, seu planejamento de vendas e operações pode rapidamente se tornar mais um fardo do que um ativo.

Neste conteúdo iremos compartilhar 5 dicas imperdíveis para você melhorar seu processo de vendas e operações, a fim de evitar alguns obstáculos comuns da área, melhorar seu retorno de investimento e desenvolver soluções que podem ser desenvolvidas ou adaptáveis em tempo real.

1. Identifique suas principais métricas 

A primeira pergunta que você deve se questionar é: “Quais são os indicadores mais importantes para minha empresa e o meu setor?”. 

Ao invés de confiar em métricas generalizadas, sua equipe precisa identificar os KPIs mais relevantes para o seu negócio. Por isso, é necessário que os KPIs contenham os objetivos da sua empresa, pois sua função é verificar se você e seu time estão trilhando o caminho certo para o atingir sucesso em suas metas.

Qualquer processo de vendas e operações sem os KPIs adequados para orientá-lo provavelmente repercutirá alguns descuidos e/ou te levará a previsões imprecisas.

As métricas corretas servem para garantir que o time de vendas continue alinhado com sua meta e traga coerência ao seu planejamento de vendas e operações. Dessa forma, todos do time ficam cientes do que está acontecendo, independentemente de sua posição ou responsabilidades.

2. Adote uma mentalidade dos sistemas totais

Todos os membros do time de vendas e operações devem estar cientes de como os KPIs e as métricas de negócios estão sendo analisados ​​e interpretados. 

Sabendo disso, é importante destacar que as análises de custo-benefício nunca devem se concentrar apenas nos números! É preciso entender como cada número surgiu e como cada número afeta o restante da empresa ou da operação.

Os KPIs orientam o processo de planejamento de vendas e operações, mas é relevante dizer que eles podem mudar de acordo com o trimestre. Isso ocorre devido a algumas variáveis externas, que podem incluir: 

– Fatores socioeconômicos; 

– Instabilidade política; 

– Budget;

– Mudança de ponto de contato com um prospect;

–  Outros.

Com isso, podemos observar como é positivo ter uma mentalidade dos sistemas totais para verificar se o time de vendas está olhando da maneira correta para o todo o cenário que envolve sua performance.

3. Defina um organograma de tarefas e responsabilidades

A área de vendas e operações eficaz requer uma priorização adequada e uma estrutura clara. Sendo assim, uma boa prática que você deve ter é verificando se o escritório executivo está totalmente informado e integrado com os planos da área de vendas e operações, antes deles serem implementados. Isso pode ajudar a reduzir com interrupções e alterações de última hora e que podem atrasar todo o processo.

Idealmente, seu CEO deve estar no topo da estratégia, com os gerentes eleitos abaixo dele como pontos de contato designados para as diferentes equipes. Use o mapeamento organizacional para delegar as responsabilidades principais e assim garantir relatórios precisos sobre todos os processos.

Embora a estrutura seja importante, é bom ter um pouco de flexibilidade! Você precisa disso para responder às mudanças com rapidez e eficiência. Por isso, ao estabelecer as funções em seu planejamento de vendas e operações, faça o possível para manter o máximo de alinhamento entre as divisões.

Certificar-se de que cada pessoa se sinta parte do time é algo muito relevante também, pois faz o ambiente ser leve e positivo entre todos. As reuniões semanais ou quinzenais podem ajudar a criar esse relacionamento saudável entre o time. 

Além de tudo citado acima, ao estabelecer uma mentalidade de trabalho em equipe seus funcionários podem reforçar seus laços e te levar a identificar grandes idéias, sejam pensadas previamente ou percebidas em meio a um processo!

4. Use ferramentas de tecnologia colaborativa

A comunicação é a chave para um processo bem-sucedido de vendas e operações! Mantenha contato com todos os indivíduos da equipe com plataformas baseadas na “nuvem”, como Google Suite e/ou Microsoft SharePoint. 

Plataformas como estas citadas anteriormente, facilitam processos em tempo real, como:  

– O compartilhamento de idéias; 

– Fornecem atualizações importantes; 

– Discutem possíveis alterações de qualquer lugar.

O software colaborativo de vendas e operações permite ao time de vendas criar conteúdos, gerenciar e organizar documentos, além de também cumprir o papel da comunicação entre os membros da equipe em uma ferramenta centralizadora.

Ter acesso a esse tipo de ferramenta facilita a integração do seu plano estratégico para o seu negócio. Além disso, também permite que diferentes áreas possam trabalhar em conjunto se preciso, podendo fornecer feedbacks simultaneamente.

Seus clientes contam com você para estar um passo à frente do mercado, e a melhor maneira de fazer previsões precisas e desenvolver soluções eficazes é tendo a disposição os dados e informações mais privilegiados e  recentes.

5. Mantenha seus dados sincronizados

Não deixe qualquer pessoa ou time de vendas tirar conclusões por meio de tomadas de decisão que sejam baseadas em dados desatualizados ou imprecisos. 

Garanta que os dados sejam seguros e reduza ao mínimo os erros e as respostas atrasadas, assegurando que tais informações sejam facilmente acessíveis e atualizadas em tempo real.

Os “sigilos” operacionais são seu maior inimigo aqui. E, infelizmente, eles podem surgir mesmo que sem intenção. Por isso, ter uma mentalidade colaborativa e uma comunicação ativa são cruciais para qualquer planejamento bem-sucedido de vendas e operações.

Felizmente, a tecnologia facilita bastante a comunicação aberta entre áreas e funções, reduzindo com os efeitos negativos de obstrução de dados. Um bom exemplo prático de manter seus dados sincronizados é conectando sua ferramenta de CRM a um software confiável de vendas e operações para manter todos devidamente informados.

Coloque essas dicas em prática!

A natureza tática do planejamento de vendas e operações oferece uma oportunidade para prever custos, estabelecer objetivos claros de lucro e tomar decisões seguras para tornar esses objetivos realidade.

Pode ser difícil dominar inicialmente, mas depois de desenvolver um processo de planejamento de vendas e operações que funcione para o seu negócio, você ficará surpreso com o quanto isso irá beneficiá-lo!

Na essência, um bom plano de vendas e operações é uma ferramenta poderosa que pode unir diversas áreas de uma empresa e orientar todas as suas divisões em torno de um objetivo comum e uma visão compartilhada.

A colaboração e a comunicação sempre serão os dois fatores mais influentes no sucesso da área de vendas e operações de uma empresa. 

Seguindo essas dicas e analisando mais de perto seu gerenciamento de operações atual, você pode identificar seus pontos fortes e também descobrir quais áreas que precisam de mais atenção!